Organizarea spatiului de lucru nu este un moft ci o necesitate. Desi, poate, unii dintre voi vor spune ca lucraza mai bine daca este dezordine, pe principiul ”ordinea suprema in univers este haosul”.
Pentru a fi mai eficienti atunci cand ne desfasuram activitatea la un birou, fie acasa, fie la locul de munca, putem adopta cateva obiceiuri simple care sa ne ajute. Aceste sfaturi sunt insa utile tuturor, nu numai celor care lucreaza la un birou oarecare.
Spatiul de lucru poate fi si bancul unui mecanic auto de exemplu, unde in loc de hartii si dosare stau scule si unelte, poate fi si masa unui croitor, unde sa gasesc stofe, foarfeci, ace etc., poate fi si zona din jurul sevaletului unui pictor, unde se gasesc pensule, hartie, panza si vopsele sau poate fi chiar orice zona unde cineva munceste.
9 idei pentru organizarea spatiului de lucru
1. Curatati-va biroul. Indepartati toate lucrurile pe care nu le folositi. Asta se refera nu doar la hartii ci si la obiecte de mobilier, echipamente, decoratiuni, adica tot ce este cam inutil sau nu se foloseste acum. Nu inseamna sa aruncati ce nu folositi acum, ci doar sa le puneti in alta parte decat in zona de lucru.
2 Adunati si distribuiti. Adunati toate lucrurile care nu sunt la locurile lor si puneti-le acolo unde le este locul. Puteti folosi ca ajutor in acest caz un organziator de birou, usor de facut chiar de voi acasa urmarind acest tutoial video.
3. Stabiliti zone de lucru. La locul unde va desfasurati activitatea sa existe zone in care se desfasoara anumite tipuri de activitati, de exemplu zona unde se scrie, zona unde se afla dosare urgente, zona unde este paharul cu apa si pachetul cu biscuiti etc.
4. Alegeti apropierea. Asezati in apropiere uneltele de lucru cele mai utilizate de voi pe parcursul zilei.
5. Etichetati. Folositi etichetarea ca pe o unealta care duce imediat la cresterea eficientei. Etichetati tot ce este nevoie. Timpul petrecut cu etichetarea va fi ulterior recuperat cu prisosinta cand veti sti exact ce si unde se afla.
6. Tineti in ordine si folderele din memoria computerului. Aceeasi ordine trebuie sa se regaseasca si in folderele si fisierele cu care lucrati in computer. Eliminati filele duplicat (dublurile) si variantele anterioare provizorii ale documentelor, ordonati totul si „etichetati”.
7. Creati o „zona provizorie” unde asezati dosarele in lucru, documentele la care mai trebuie lucrat. Acest sfat se refera atat la obiectele reale (din hartie sau altceva) cat si la cele din memoria computerului.
8. Separati clientii. Daca lucrati cu mai multi clienti importanti, ordonati documentele fiecaruia in dosare, rafturi, foldere separate. Nu e nevoie de rafturi separate pentru sutele de clienti, ci doar pentru cei cu care se desfasoara o activitate intensa si de la care se aduna foarte multe documente. Adica e vorba despre clientii importanti!
9. Creati o „zona in asteptarea raspunsului”, adica organizati intr-un loc toate documentele pe care le-ati finalizat, dar la care se asteapta inca un raspuns din partea factorilor de decizie.
Voi cum va organizati spatiul de lucru de acasa sau de la birou? Ce alte tisp&trics mai stiti?
Uite-asa mai invat cate ceva! 🙂
Da, da! Mai treci in vizita pe la mine ca ai multe de invatat :p
Mda, eu una incep cu o cafea si apoi trec la treaba.
Eu cu un ceai :)))