7 lucruri de știut când vrei să amenajezi o sală de conferințe
Poate că subiectul acestui articol pare a fi unul dedicat unui public exclusivist, dar de fapt cred că este util tuturor celor ce au o afacere sau se gândesc să înceapă una, dar și altor categorii de cititori interesați, dar care nu dețin nici un fel de afacere.
Orice firmă, chiar și una mai mică, are nevoie de o sală de conferințe în care să se desfășoare întâlnirile dintre membrii echipei. Am putea să-i zicem și sală de ședințe, după terminologia mai veche, dar parcă sală de conferințe sună mai modern și mai puțin stresant pentru cei ce vor participa la întâlnirile de acolo.
În mod normal și firesc, o sală de conferințe trebuie să fie acolo unde sunt birourile firmei, acolo unde firma are și un sediu social, acolo unde lucrează cei din staff-ul de conducere, în cazul în care firma mai are și alte puncte de lucru deservite de alți lucrători.
Să vedem totuși câteva repere pentru a trece la amenajarea unei săli de conferințe, utile tuturor, dacă nu chiar acum, atunci cu siguranță pe viitor.
- Ca să amenajezi o sală de conferințe, în primul rând trebuie să stabilești de la început care este scopul acesteia. Cele mai folosite sunt sălile de conferințe „universale”, „flexibile”, adică săli în care se pot susține mai multe activități, de la întâlnirile de lucru ale membrilor organizației și până la primirea oaspeților din alte companii, pentru discutarea unor afaceri comune. Companiile mici și foarte mici pot avea însă și o sală de conferințe dedicată mai mult ședințelor cu echipa internă, caz în care altele pot fi ideile de amenajare.
- O sală de conferințe trebuie să fie practică, să aibă tot ce-i trebuie pentru desfășurarea unei activități, dar să nu conțină elemente inutile de decor și/sau mobilier. Acesta, mobilierul adică, este cel mai indicat să fie modular, ca să se poată aranja la nevoie și în alte configurații. De exemplu uneori este utilă masa centrală în „U”, pentru ca participanții să poată discuta mai ușor anumite probleme. Alteori este indicată așezarea liniară (în „I”) a mesei centrale. Iată de ce este cel mai bine ca această masă centrală să fie mai bine din module, decât dintr-o singură piesă mare și grea.
- Scaunele trebuie să fie comode, să permită persoanelor să se așeze fără să-i deranjeze pe vecini, dar în același timp să nu ocupe prea mult spațiu. Desigur la companiile uriașe unde există și săli de conferințe uriașe, pot fi și scaune tip fotolii individuale, dar la aceste companii de amenajarea sălilor deja s-au ocupat arhitecți și designeri de interior.
- Și celelalte elemente de mobilier trebui să corespundă scopului urmărit. De exemplu mici dulapuri sau comode așezate de-a lungul pereților laterali trebuie să permită depozitarea în ele a unor obiecte utile, strict necesare, dar nu mai mult. O sală de conferințe nu trebuie să fie și arhivă în același timp. Ea trebuie să inspire oaspetelui ideea de modern, curățenie, sobrietate, seriozitate, ca și întreaga firmă în care a intrat și cu care vrea să facă afaceri. Ce impresie își poate face cineva dacă intră într-o sală de conferințe în care domnesc haosul și dezordinea?
- Un videoproiector, un ecran mare de proiecție, un computer (laptop), eventual o instalație de sonorizare, sunt de asemenea necesare într-o sală de conferințe. Când nu sunt folosite acestea trebuie „ascunse” cumva, în locuri speciale de depozitare, iar ecranul trebuie să se poată strânge cu ușurință. Desigur că toate acestea trebuie să funcționeze perfect. Cum ar fi să mergi la o prezentare unde totul e anapoda și ceva nu funcționează?
- Iluminarea unei săli de conferințe este un alt aspect deosebit de important. Lumina naturală trebuie să poată fi folosită la maximum, dar la nevoie și perdelele trebuie să obtureze perfect lumina din exterior. Și lumina artificială trebuie să fie puternică și plăcută, suficientă pentru orice activitate.
- Pereții, covoarele sau mocheta, ușile, tocurile geamurilor, adică cam tot ce este acolo trebuie să fie în culori asortate, plăcute ochiului. Nu e nevoie de culori țipătoare, că nu e bâlci, ci de culori care să inducă aceeași idee de sobrietate, dar și de calm. Oameni ce intră trebuie chiar să se simtă bine, indiferent cine sunt ei, angajați ai companiei sau oaspeți, eventuali parteneri de afaceri.
Mai există desigur și alte aspecte care trebuie luate în considerare atunci când se amenajează o sală de conferințe, dar pentru asta e bine să vă documentați din mai multe surse. Eu sper că v-am provocat!
Leave a Reply