Cum ne ajută legea lui Parkinson în gestionarea timpului

Legea lui Parkinson, cunoscută și sub numele de “Legea extinderii muncii” sau “Principiul lui Parkinson,” sugerează că o sarcină sau o activitate va dura întotdeauna atât de mult timp pe cât timp i se alocă, indiferent dacă această alocare de timp este necesară sau nu.

Aceasta a fost formulată pentru prima dată de către Cyril Northcote Parkinson în 1955. Deși cunoscută cub numele de ”legea lui Parkinson”, aceasta nu are o formulare specifică universal acceptată, deoarece a fost mai mult o observație și o concluzie trasă din comportamentul uman în contextul gestionării timpului și a resurselor.

Cu toate acestea, cea mai frecventă formulare a legii este următoarea:

“Orice muncă se va extinde pentru a umple timpul alocat.”

Aceasta este o versiune simplificată a legii și rezumă ideea că o sarcină va dura atât de mult timp pe cât timp i se acordă, chiar dacă sarcina în sine nu necesită atât de mult timp. Cu alte cuvinte, când nu există un termen limită sau o presiune pentru a termina rapid o sarcină, oamenii tind să cheltuiască mai mult timp decât ar fi necesar pentru acea sarcină.

Este important să rețineți că aceasta este o observație sau o concluzie generală și că nu este o lege în sensul legal al cuvântului. Cu toate acestea, este o idee utilă pentru a înțelege comportamentul uman în ceea ce privește gestionarea timpului și resurselor și pentru a lua măsuri pentru a evita extinderea inutilă a timpului în proiecte și sarcini.

Pentru a înțelege mai bine cum funcționează în practică, iată câteva aspecte-cheie:

1. Extinderea timpului

Legea lui Parkinson sugerează că, atunci când o persoană sau o echipă primește o sarcină cu un termen limită deschis sau foarte larg, acea sarcină are tendința de a se extinde și de a ocupa tot timpul disponibil. De exemplu, dacă îi spui cuiva să pregătească o prezentare “când poate,” acea persoană ar putea să lucreze la acea prezentare timp de săptămâni, deși aceasta ar putea fi finalizată în câteva ore.

2. Completarea timpului disponibil

Oamenii tind să ocupe tot timpul disponibil pentru o sarcină, chiar dacă sarcina în sine nu necesită atât de mult timp. Această extindere a timpului poate duce la întârzieri și la pierderea de eficiență.

3. Lipsa de presiune

Termenele limită clare și stricte pun presiune pe persoane pentru a finaliza o sarcină într-un timp specific. Fără o presiune sau termen limită clar, oamenii pot fi mai puțin motivați să lucreze rapid sau eficient.

4. Gestionarea timpului

Gestionarea eficientă a timpului este esențială pentru a contracara tendința de extindere a timpului. Atunci când stabilești termene limită realiste și te ții de ele, poți evita capcana timpului extins.

5. Conștientizarea

Conștientizarea legii lui Parkinson te poate ajuta să fii mai atent la gestionarea timpului și a resurselor. Înțelegând că o sarcină va avea tendința de a se prelungi dacă nu este gestionată corespunzător, poți lua măsuri pentru a evita acest lucru.

Studiu de caz Legea lui Parkinson

Iată și un exemplu de cum funcționează legea lui Parkinson. Să prespunem că o companie de dezvoltare software a primit sarcina de a dezvolta o aplicație mobilă simplă pentru un client. Clientul a cerut ca aplicația să fie livrată “când este gata,” fără a specifica un termen limită clar.

Fază 1 – Fără termen limită clar:

• Săptămâna 1: Echipa începe să lucreze la proiect, dar nu simte presiunea unui termen limită.
• Săptămâna 2: Lucrează la proiect în ritmul lor, fără a se simți grăbiți.
• Săptămâna 3: Continuă să adauge funcționalități și să facă ajustări fără presiune.

Rezultat: După trei săptămâni, aplicația este departe de a fi finalizată, deoarece nu a existat presiune pentru a termina proiectul într-un timp specific.

Fază 2 – După stabilirea unui termen limită:

• Săptămâna 4: Managerul de proiect observă că proiectul nu avansează suficient de rapid și stabilește un termen limită strict de două săptămâni pentru finalizare.
• Săptămâna 5 și 6: Echipa începe să lucreze mai intens, să prioritizeze sarcinile și să se concentreze pe finalizarea aplicației.
• Săptămâna 7: Aplicația este finalizată în conformitate cu termenul limită stabilit.

Rezultat: Prin stabilirea unui termen limită clar, echipa a reușit să finalizeze proiectul într-un timp mai scurt și să îndeplinească cerințele clientului.

Acest exemplu îți arată cum aplicarea legii lui Parkinson poate duce la întârzieri și la extinderea timpului atunci când nu există un termen limită clar. Însă, atunci când se stabilește un termen limită strict, se poate reduce tendința de extindere a timpului și se poate obține o finalizare mai rapidă și mai eficientă a proiectului.

Este un exemplu practic despre cum conștientizarea acestei legi poate avea un impact semnificativ în gestionarea timpului și a resurselor. În același timp scoate în evidentă împortanța stabilirii termenelor clare atunci când îți setezi obiectivele și funcționează chiar și în viața de zi cu zi.

În concluzie, Legea lui Parkinson este o observație importantă în gestionarea timpului și a resurselor. Pentru a evita pierderea de timp și pentru a deveni mai eficient, este esențial să stabilești termene limită clare, să-ți organizezi timpul și să te concentrezi pe priorități. Acest lucru te va ajuta să finalizezi sarcinile mai rapid și să atingi obiectivele mai eficient.